Minilex - Lakipuhelin

Sukututkimuksen käytännesäännöt

» Lakipuhelin neuvoo - Soita 0600 12 450 »

Eri toimialoilla voidaan laatia käytännesääntöjä koskien henkilötietolain soveltamista ja hyvän tietojenkäsittelytavan edistämistä. Myös sukututkimuksen alalla on laadittu omat käytännesäännöt, jotka keskittyvät hyvän henkilötietojen käsittelyn esittelyyn sukututkimuksen eri vaiheissa. Sukututkimus on mahdollista määritellä esimerkiksi niin, että sillä tarkoitetaan tutkimusta, jossa perehdytään sukujen historiaan ja selvitetään henkilöiden sukulaisuussuhteita. Henkilötietoina pidetään puolestaan sellaisia merkintöjä, jotka kuvaavat luonnollista henkilöä, hänen ominaisuuksiaan tai hänen elinolosuhteitaan. Kyseisenlaiset merkinnät on mahdollista tunnistaa henkilöä, hänen perhettä tai hänen kanssaan samassa taloudessa eläviä koskeviksi. Sukututkimuksen myötä kerätyistä tiedoista muodostuu oma henkilörekisterinsä, jota kutsutaan kyseisessä asiayhteydessä sukututkimusrekisteriksi. Sukututkimukseen liittyvässä henkilötietojen tunnistamisessa tulee olla tarkkana, koska esimerkiksi kuollutta henkilöä koskeva arkaluonteinen tieto saattaa hyvinkin olla samalla myös elossa olevan henkilön henkilötieto. Elossa olevien henkilöiden arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ei puolestaan ole sallittua ilman henkilöltä saatavaa nimenomaista lupaa, mihin perehdytään tarkemmin vielä artikkelin edetessä.

Käytännesääntöjen laatimisen voivat tehdä rekisterinpitäjät tai niitä edustavat yhteisöt ja käytännesäännöt on mahdollista toimittaa tarkastettaviksi tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun tehtävänä on tällöin tarkastaa käytännesääntöjen lainmukaisuus ja se, että ne vastaavat muita henkilötietojen käsittelyn kannalta olennaisia säännöksiä. Myös sukututkimuksen käytännesäännöt ovat tietosuojavaltuutetun tarkastamat. Sukututkimuksen käytännesääntöjen avulla voidaan antaa alan kannalta tarpeellista ohjeistusta ja niiden tarkoitukseksi onkin mainittu antaa riittävästi tietoa sukututkijalle, koskien tutkimuskohteiden yksityisyyden suojaa ja mahdollisilta ongelmatilanteilta välttymistä sukututkimusta tehtäessä. Sukututkimuksen käytännesääntöjen sisältö keskittyy aiheelle olennaisen lainsäädännön ja sen soveltamisen esittelyyn alalle merkittävien seikkojen suhteen.

Henkilötietojen käsittelyn osalta saattaa olla hyödyllistä tutustua myös Euroopan unionin tietosuojauudistukseen ja 25.5.2018 alkaen sovellettavaan yleiseen tietosuoja-asetukseen, jotka aiheuttavat joitakin aihepiiriin liittyviä muutoksia. Artikkelin aikana on kuitenkin tarkoitus keskittyä sukututkimuksen käytännesääntöjen sisältöön, sääntöjen taustalla olevaan lainsäädäntöön ja näihin liittyvien seikkojen tarkentamiseen.

Henkilötietojen kerääminen sukututkimusta varten

Henkilötietojen keräämistä ja muuta käsittelyä sukututkimuksen yhteydessä on säännelty lailla. Jos henkilötietoja kerätään ja talletetaan henkilörekisteriin, jota pidetään sukututkimusta varten, on tietyissä tilanteissa mahdollista tallettaa sukuun kuuluvasta henkilöstä ja hänen aviopuolisostaan tietoja myös muilla kuin henkilötietolaissa nimenomaisesti määritellyillä henkilötietojen käsittelyn yleisillä edellytyksillä. Rekisteriin voidaan näin ollen tallettaa sukuun kuuluvasta henkilöstä ja hänen aviopuolisostaan sellaiset yksilöintitiedot, jotka ovat tarpeellisia rekisterin tarkoituksen kannalta ja yhteydenottoa varten myös muut sukututkimukselle tarpeelliset henkilötiedot ja yhteystiedot. Näin voidaan tehdä, jos rekisteröity ei ole nimenomaisesti kieltänyt häneen liittyvien tietojen keräämistä sekä tallettamista. Rekisteröidyn on mahdollista näin ollen myös kieltää se, että rekisterinpitäjä käsittelisi häntä koskevia tietoja sukututkimuksen tarkoituksiin. Sukututkimuksen käytännesäännöissä sukututkimuksen tekijää ohjeistetaan kiellon osalta niin, että kielto tulee merkitä kyseisen henkilön kohdalle sukututkimusrekisteriin, mutta henkilöä ei kuitenkaan ole sallittua poistaa rekisteristä kokonaan.

Sukututkimuksen käytännesäännöt käsittelevät osaltaan sitäkin, mitä tietoja sukututkimuksen yhteydessä on sallittua kerätä. Käytännesäännöissä korostetaan sitä, että elossa olevien henkilöiden tietoja käsiteltäessä on suositeltavaa tutustua henkilötietolain sisältöön ja velvoitteisiin. Sukututkijalle sallittavana pidetään henkilöiden perustietojen ja muiden suku- ja henkilöhistorian osalta tarpeellisten tietojen keräämistä eri lähdeaineistoista. Huomionarvoisena voidaan pitää sitä, että perustietojen katsotaan kattavan myös puolison perheenjäsenet sekä hänestä otetun valokuvan. Sukututkijalle suositellaan mainittujen perustietojen keräämistä väestörekisteriasiakirjoista ja tietojen antamista vielä niiden henkilöiden tarkastettaviksi, joita tiedot koskevat. Sukututkijalle osoitetaan tällöin myös joitakin muita tiedonantovelvollisuuksia niitä henkilöitä kohtaan, joiden tietoihin tutkimus kohdistuu.

Menehtyneen henkilön omaisten kanssa neuvottelu on yleensä tarpeen, jos tutkimuksessa on tarkoitus kerätä vainajaa koskevia arkaluonteisia tietoja. Elossa olevan henkilön arkaluonteisten tietojen kerääminen ei ole laillista ilman kyseiseltä henkilöltä saatavaa nimenomaista suostumusta. Arkaluonteisista henkilötiedoista voidaan mainita esimerkiksi rotu, etninen alkuperä, yhteiskunnallinen, poliittinen tai uskonnollinen vakaumus, rikokseen syyllistyminen, sairaus tai sosiaalihuollon tarve. Arkaluonteisista tiedoista on mahdollista lukea lisää artikkelista ”Arkaluonteisia tietoja suojataan tiukemmin”. Sukututkijalta saatetaan vaatia tietynlaista tilannetajua ja mahdollisesti asianomaisen henkilön kanssa keskustelua myös silloin, kun kyseessä ei ole varsinaisesti arkaluonteinen tieto, mutta tieto on luonteeltaan sellainen, että sen julkistamista saatetaan pitää jostain syystä ongelmallisena. Sukututkimuksen osalta on yleensä tarpeellista, ja tietyissä tilanteissa välttämätöntä, laatia myös rekisteriseloste, joka koskee sukututkimusrekisteriä.  

Sukututkimusrekisteriin liittyvät seikat

Sukututkimusrekisterin ylläpitämisen osalta saattaa olla merkityksellistä, onko rekisteri tarkoitettu joltain osin julkiseksi vai pelkästään tutkijan henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin tarkoituksiin. Henkilökohtaisiin tarkoituksiin tehty tutkimus ei kuulu henkilötietolain sääntelyn alaan, mutta myös sitä koskevat tietyt rajoitukset. Elossa olevaa henkilöä koskevia arkaluonteisia tietoja ei esimerkiksi ole sallittua tallentaa edes yksityiskäyttöön tarkoitettuun sukututkimusrekisteriin ilman asianomaisen antamaa lupaa. Siinä vaiheessa, kun sukututkimusrekisteriin sisältyvää aineistoa julkistetaan jollakin tavalla, ei rekisteriä voida enää pitää yksityis- tai henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitettuna, joten tällöin myös henkilötietolain edellytykset kohdistuvat jälleen sukututkijaan.

Sukututkijan ylläpitäessä rekisteriä muihin kuin yksityis- tai henkilökohtaisiin tarkoituksiin, koskevat häntä tietyt velvoitteet. Sukututkimusrekisterin ylläpitäjä on ensiksikin velvollinen suunnittelemaan etukäteen sen, miten sukututkimusrekisterin tietoja tullaan käsittelemään. Myös artikkelin aikana jo sivuttu rekisteriselosteen laatiminen ajankohtaistuu tällöin. Rekisteriselosteeseen on käytännesääntöjen mukaan hyvä sisällyttää rekisteritietojen suunniteltu julkaisupaikka.  Sukututkimusrekisterin ylläpitäjä on myös velvollinen antamaan rekisteröidylle henkilölle tietoa, koskien rekisterissä olemista ja tietojen käyttötarkoitusta. Velvollisuus on toteutettava viimeistään tietoja rekisteristä eteenpäin siirrettäessä. Rekisteröidyllä henkilöllä on myös oikeus tietojensa tarkastamiseen, vaatimuksesta tapahtuvaan oikaisemiseen, poistamiseen tai täydentämiseen.

Sukututkimuksen käytännesääntöjä koskevien epäselvien kysymysten osalta saattaa olla suositeltavaa keskustella asiantuntevan lakimiehen kanssa.

Vinkit

- Sukututkimuksen käytännesäännöt sisältävät ohjeistusta esimerkiksi sukututkimusrekisterin ylläpitäjän velvollisuuksiin sekä kerättäviin ja käsiteltäviin tietoihin liittyen.

- Käytännesäännöissä opastetaan myös rekisteriselosteen laatimiseen.

Varoitukset

- Sukututkimuksen tekemiseen ryhtyvän henkilön on hyödyllistä tutustua sekä aihepiirin osalta olennaiseen lainsäädäntöön että sukututkimuksen käytännesääntöihin, välttyäkseen turhilta riskeiltä joutua teoistaan rikosoikeudelliseen vastuuseen.

 

- Lakipuhelin neuvoo joka päivä klo 7 - 23 -


Pyydä tarjous lakipalvelusta

 

Jätä sitomaton tarjouspyyntö lakimiehen palkkaamiseksi




Lakimiehet käsittelevät tietojasi luottamuksellisesti, eikä niitä tallenneta
Minilex.fi-palveluun.


 

Aiheeseen liittyvät artikkelit


 

Selaa lakitietoa