Minilex - Lakipuhelin

Julkisuus ja henkilötietojen suoja viranomaistoiminnassa

» Lakipuhelin neuvoo - Soita 0600 12 450 »

Sekä viranomaistoiminnan julkisuudesta että henkilötietojen suojasta, yksityiselämän suojan osa-alueena, säädetään Suomessa perustuslain tasolla. Henkilötietojen suojaa on kuitenkin pidetty paikoin yksityiselämän suojaa kattavampana niin, että suojan on katsottu koskevan sellaisiakin henkilötietoja, joita yksityiselämän suoja ei kata. Yksityiselämän suojan on toisaalta katsottu olevan laajempi eräissä muissa suhteissa. Henkilötiedoilla tarkoitetaan yleensä mitä tahansa merkintöjä, jotka kuvaavat luonnollista henkilöä, hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan sillä tavalla, että tiedot voidaan tunnistaa joko kyseistä henkilöä, hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteistaloudessa eläviä henkilöitä koskeviksi. Henkilötietojen suojan sisällöksi on määritelty paikoin yksityiselämän suojan ja yksilön oikeusturvan takaaminen henkilötietoja käsiteltäessä ja käytettäessä.

Julkisuuden on katsottu kohdistuvan pääsääntöisesti viranomaisen hallussa oleviin asiakirjoihin sekä muihin tallenteisiin. Julkisuutta saattavat kuitenkin rajoittaa välttämättömät ja lailla erikseen säädetyt syyt. Viranomaistoiminnan julkisuuden nojalla jokaiselle taataan oikeus saada tieto sekä julkisesta asiakirjasta että julkisesta tallenteesta. Henkilötiedot on erotettava viranomaistoiminnassa pääsääntöisesti sovellettavan julkisuusperiaatteen alasta niin, että henkilötietojen käsittelyn tulee olla aina lain tarkemmin määrittelemät edellytykset täyttävää. Viranomaisen tarve henkilötietojen käsittelylle tulee kuitenkin väistämättä punnittavaksi henkilötietojen ja yksityiselämän suojaa vasten. Viranomaistoiminnan tulee olla mahdollista, mutta samalla myös henkilötietojen riittävä suoja on taattava. Sekä julkisuuden että salassapidon perusteiden muotoutumisen osalta merkittävänä taustatekijänä on pidetty Euroopan unionin sääntelyä. Euroopan unionin sääntelyn osalta saattaakin olla hyödyllistä tutustua tietosuojauudistukseen ja sen myötä 25.5.2018 lähtien sovellettavaan uuteen yleiseen tietosuoja-asetukseen. Artikkelin aikana keskitytään tarkastelemaan sitä, miten julkisuutta ja henkilötietojen suojaa sovelletaan tällä hetkellä viranomaistoiminnassa ja millaisia seikkoja niiden osalta on hyvä huomioida.

Viranomaistoiminnan julkisuuden kattavuus

Viranomaisen osalta julkisuutta turvatessa voidaan pitää merkittävänä tietojenantovelvollisuutta. Julkiselta vallalta vaaditaan julkisuutta koskevan perusoikeuden toteuttamiseksi monenlaisia toimenpiteitä. Vaikka julkisuutta ei tule rajoittaa perusteettomasti tai tarpeettomasti, on salassapitoa ja vaitioloa koskevia velvoitteita noudatettava. Julkisuusperiaatteen myötä edistetään viranomaisten toiminnan avoimuutta ja toisaalta myös hyvää tiedonhallintatapaa kyseisessä toiminnassa. Julkisuudella taataan sekä yksilöille että yhteisöille mahdollisuus valvoa esimerkiksi julkisen vallan käyttöä. Viranomaisilta vaaditaan lisäksi niin sanotun ”hyvän tiedonhallintatavan” noudattamista. Hyvän tiedonhallintatavan katsotaan kattavan sen, että viranomaistoimintaa koskevat ja toiminnan aikana käytetyt tiedot ovat saatavilla, käytettävissä, laadultaan hyviä ja suojattuja. Viranomaisen velvollisuutena pidetään tietojen salassapidon, suojaamisen ja eheyden asianmukaisesta turvaamisesta huolehtimista.

Julkisuudesta voidaan säätää lailla erikseen poikkeuksia esimerkiksi muiden perusoikeuksien sitä vaatiessa. Yksityiselämän suojaa ja siihen liittyen yksityisyyden suojaa sekä henkilötietojen suojaa onkin pidetty julkisuuden toteutettavuuden rajoja määriteltäessä huomioon otettavina seikkoina. Henkilöllä tulisi olla myös tiedollinen itsemääräämisoikeus, kattaen oikeuden määrätä itseään koskevista tiedoista. Tiedollinen itsemääräämisoikeus tulee huomioitavaksi niin henkilötietojen suojaan kuin yksilöön liittyvien tietojen keräämiseen sekä käsittelyyn liittyvissä tilanteissa. Tiedollisella itsemääräämisoikeudella on katsottu olevan merkitystä myös tietosuojan määrittelyssä.

Henkilötietojen käsittely ja salassapito

Henkilötietojen käsittelylle määritellään yleiset edellytykset, joiden myötä pääsäännöksi muodostuu usein tietoihin yhdistettävältä henkilöltä tarvittava suostumus käsittelyyn. Henkilötietojen suojan ja julkisuuden välinen jännite saattaa johtua lähtökohtaisesti ainakin kyseisten oikeuksien keskinäisestä erilaisuudesta. Tällöin voidaan arvioida punnittavan henkilötietojen suojan tietojen käsittelylle asettamia rajoituksia ja julkisuuden perusideaa henkilöihin liittyvästä tiedonsaannista ja yleisestä avoimuudesta. Ristiriitaa pyritään hallitsemaan lainsäädännön keinoin.

Useiden laissa määriteltyjen salassapitosäännösten katsotaan suojaavan asiakirjoja tai tietoja, jotka koskevat henkilöä. Suurimman osan säännöksistä tulkitaan suojaavan nimenomaan yksilöä koskevia tietoja, huomioiden ajatus henkilön yksityiselämän julkisuudelta suojaamisesta. Salassa pidettäviä tietoja voivat yksityiselämän suojaamisen nojalla olla esimerkiksi terveydentilaa, sosiaalipalveluja tai perhe-elämää koskevat tiedot. Salassapidon sisällöksi määritellään yleisesti ottaen kielto luovuttaa tai hyväksikäyttää salassapidon kohteena olevaa viranomaisen tietoa, jolloin tieto on jo mainitun mukaisesti myös suojattava julkisuudelta. Yksityiselämän piiriin kuuluvia tietoja pyritään suojaamaan viranomaisten toimissa myös esimerkiksi määrittelemällä niiden henkilöiden tietosuojaa, jotka työskentelevät viranomaisten palveluksessa. Toisaalta myös viestinnän luottamuksellisuutta ja yksityisyyden suojan toteutumista viranomaisissa pyritään turvaamaan.

Milloin viranomainen voi antaa salassa pidettävää tietoa?

Viranomaisen hallussa olevan asiakirjan osalta on katsottu, että siihen liittyvä tieto voidaan luovuttaa salassa pidettävyydestä huolimatta, jos asiasta on säädetty laissa nimenomaisesti erikseen tai jos sellainen henkilö antaa tiedon antamiselle suostumuksensa, jonka etujen suojaksi salassapitovelvollisuus on säädetty. Tiettyjen tietojen antaminen saattaa olla tarpeen myös joko yksityisen tai toisen viranomaisen lainmukaisen tiedonantovelvollisuuden tai korvauksen taikka muun vaatimuksen toteuttamiseksi silloin, kun kyseinen toteuttaminen on tietoja antavan viranomaisen vastuulla. Viranomaisen hallussa olevan tiedon luovuttaminen saattaa olla sallittua ja välttämätöntä esimerkiksi myös jonkin tehtävän suorittamiseksi tilanteessa, jossa kyse on viranomaisen antaman virka-aputehtävän suorittamisesta, toimeksiannosta tai muusta tämän lukuun suoritettavasta tehtävästä.  

Omien henkilötietojen tarkastusoikeus

Henkilötietojen suojan ja julkisuuden välistä tasapainoa voitaisiin havainnollistaa myös henkilön oikeudella saada nähtäväksi ne henkilötiedot, joita hänestä on tallennettu henkilörekisteriin tai toisaalta tieto siitä, ettei rekisteriin ole tallennettu häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastaminen on tällöin mahdollista salassapitosäännösten estämättä, kun henkilö esittää tarpeelliset seikat tiedon etsimistä ilmentävälle oikeudelleen. Henkilöllä on tällöin oikeus myös selvitykseen rekisterin säännönmukaisista tiedonlähteistä ja siitä, mihin tietoja käytetään ja yleensä luovutetaan. Tarkastusoikeuden käyttämisestä saadaan periä maksu ainoastaan silloin, kun tiedot tarkastetaan henkilön toimesta lyhyemmän ajan kuin vuoden kuluessa edellisestä tarkastamisesta. Henkilötietojen tarkastusoikeutta on mahdollista rajoittaa tietyissä tilanteissa.

Julkisuuteen ja henkilötietojen suojaan viranomaistoiminnassa on luotu artikkelin aikana suhteellisen suppea katsaus. Epäselviksi jääneiden kysymysten osalta saattaa olla hyödyllistä ottaa yhteyttä asiantuntevaan lakimieheen.

Vinkit

- Sekä viranomaistoiminnan julkisuus että henkilötietojen suoja ilmentävät lain tasolla säänneltyjä perusoikeuksia.

- Julkisuuden ja henkilötietojen suojan välistä ristiriitaa pyritään hallitsemaan lainsäädännön keinoin.

Varoitukset

- Vaikka henkilöllä on lähtökohtaisesti oikeus tarkastaa itseään koskevat, rekisterinpitäjän hallussa olevat, henkilötiedot, voidaan oikeutta joutua myös rajoittamaan.

 

- Lakipuhelin neuvoo joka päivä klo 7 - 23 -


Pyydä tarjous lakipalvelusta

 

Jätä sitomaton tarjouspyyntö lakimiehen palkkaamiseksi




Lakimiehet käsittelevät tietojasi luottamuksellisesti, eikä niitä tallenneta
Minilex.fi-palveluun.


 

Aiheeseen liittyvät artikkelit


 

Selaa lakitietoa