Minilex - Lakipuhelin

Henkilötietojen suoja työelämässä

» Lakipuhelin neuvoo - Soita 0600 12 450 »

Henkilötietojen suojaa työelämässä säännellään lain tasolla esimerkiksi laissa yksityisyyden suojasta työelämässä. Kyseisen lain tarkoituksena on toteuttaa sekä yksityiselämän suojaa että muita sitä turvaavia perusoikeuksia työelämässä. Soveltamisala kattaa muun muassa työntekijää koskevien henkilötietojen käsittelyn, teknisen valvonnan työpaikalla sekä työntekijän sähköpostiviestien hakemisen ja avaamisen. Työelämässä turvattavan henkilötietojen suojan osalta on määritelty yleisiä edellytyksiä koskien henkilötietojen käsittelyä, minkä lisäksi on mahdollista tarkastella joitakin nimenomaisesti erikseen mainittujen tietojen käsittelyä koskevia säännöksiä. Artikkelin aikana keskitytään esittelemään muun muassa mainittuja edellytyksiä, joihin tutustumisen myötä on mahdollista hahmottaa selkeämmin myös sitä, millaiseksi henkilötietojen suoja työelämän eri tilanteissa muodostuu.

Henkilötietojen käsittelylle asetetut yleiset edellytykset

Työelämässä tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn osalta on ensiksikin asetettu edellytys koskien henkilötietojen käsittelyn tarpeellisuutta. Työnantajalla on oikeus käsitellä työntekijän henkilötietoja pelkästään silloin, kun tiedot ovat tarpeellisia välittömästi työntekijän työsuhteen osalta ja ne liittyvät niiden oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen, joita työsuhteen osapuolilla on. Toisaalta työnantajalla on sama oikeus käsittelyyn, jos kyseisenlaiset henkilötiedot liittyvät etuuksiin, joita työnantaja tarjoaa työntekijöille tai ne johtuvat jollain tapaa työtehtävien erityisestä luonteesta. Esitellystä tarpeellisuusvaatimuksesta poikkeamista ei ole pidetty mahdollisena edes työntekijän suostumuksen nojalla. Yleisesti ottaen on huomionarvoista, ettei työnantajalle sallita minkä tahansa työntekijää koskevien henkilötietojen käsittelyä, vaan oikeutta tietojen käsittelyyn on rajoitettu huomattavasti.

Toiseksi työnantajalle on asetettu yleisiä edellytyksiä koskien työntekijän henkilötietojen keräämistä. Työnantajan tulee kerätä henkilötiedot ensisijaisesti työntekijältä, jonka tiedoista on kyse, tai kerätessään tiedot muualta, saatava asiaan suostumus työntekijältä. Jos viranomainen luovuttaa työnantajalle laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tietoja, ei suostumus ole tarpeen. Suostumusta ei tarvita myöskään silloin, jos työnantaja tarkoituksenaan selvittää työntekijän luotettavuutta hankkii joko henkilöluottotietoja tai rikosrekisteritietoja. Mainitunlaisestakin tietojen hankkimisesta on ilmoitettava työntekijälle. Jos muualta saatuja tietoja käytetään tehtäessä päätöstä, joka liittyy työntekijään, tulee työnantajan ilmoittaa tiedoista työntekijälle ennakollisesti.

Kolmanneksi voidaan mainita, että työnantaja voi käsitellä työntekijää koskevia terveydentilatietoja vain, jos tiedot ovat peräisin työntekijältä tai hän on antanut kirjallisesti suostumuksen muualta saatuihin tietoihin, minkä lisäksi käsittelyn on oltava tietyistä syistä tarpeen. Tällaisia syitä ovat esimerkiksi sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien etuuksien suorittamisen mahdollistuminen tietojen avulla, työstä poissaolon syyn perusteltavuuden selvittäminen tai työntekijän nimenomainen vaatimus hänen työkykyisyytensä kyseisten tietojen avulla selvittämisestä. Terveydentilaa koskevat tiedot on työnantajan toimesta säilytettävä muista kerätyistä henkilötiedoista erillään ja tietojen käsittelyä saavat tehdä vain tietyt, laissa tarkemmin määritellyt henkilöt.

Neljänneksi, ja tässä asiayhteydessä viimeiseksi, voidaan huomioida, että henkilöluottotietojen käsittelylle on asetettu joitakin omia edellytyksiä. Henkilöluottotietojen hankkiminen saattaa olla tarpeen työntekijän luotettavuuden arvioimiseksi sellaiseen tehtävään sopivuuden osalta, joka edellyttää erityistä luotettavuutta ja on myös muutoin lain määritelmien mukaista.

Työnantajaa sähköpostiviestien osalta koskevat velvoitteet

Työnantajaa koskevat tietyt säännöt myös sen osalta, milloin hän on oikeutettu hakemaan esille tai avaamaan sellaisia sähköpostiviestejä, jotka on lähetetty työntekijän sähköpostiin, jonka työnantaja on hänelle osoittanut, tai lähetetty työntekijän toimesta kyseisenlaisesta sähköpostista jollekin muulle taholle. Viestien hakemista ja avaamista pidetään sallittuna vain, mikäli työnantaja on suunnitellut ja järjestänyt tarpeelliset toimenpiteet työntekijälle niiden sähköpostiviestien suojan toteuttamiseksi, jotka on joko lähetetty työntekijän nimellä tai jotka työntekijä on lähettänyt. Lisäksi työnantajan velvollisuuksiin katsotaan tällöin kuuluvan erityinen huolehtiminen siitä, että työntekijän on mahdollista lähettää poissaoloaan koskeva ilmoitus viestin lähettäjälle, sisältäen tiedon myös poissaolon kestosta ja siitä, kuka henkilö hoitaa työntekijälle kuuluvia tehtäviä poissaolon aikana. Toimen tulee olla tehtävissä sähköpostijärjestelmän automaattisen vastaustoiminnon avulla. Vaihtoehtoisesti työntekijän täytyy pystyä ohjaamaan viestit toiselle henkilölle, jonka työnantaja on hyväksynyt tehtävään, tai toiseen työntekijän käytössä olevaan sähköpostiosoitteeseen, jonka työnantaja on hyväksynyt.

Toisaalta työntekijän on mahdollista antaa suostumus niin, että työntekijän poissaolon aikana toinen työntekijän valitsema ja työnantajan kyseiseen tehtävään hyväksymä henkilö on oikeutettu vastaanottamaan viestit tarkoituksenaan selvittää, onko työntekijä vastaanottanut työnantajalle selvästi työtehtävien hoitamiseksi tarkoitettuja viestejä ja sellaisia viestejä, joihin liittyvä tiedonsaanti on työnantajan toiminnan ja asianmukaisen työtehtävien järjestämisen kannalta välttämätöntä. Periaatteessa edellä esittelyin tavoin voidaan tulkita pyrittävän siihen, ettei työnantajan osalta tarvetta sähköpostiviestien tarkastelulle ylipäätänsä syntyisi.

Jotta työntekijän sähköpostiviestit saadaan hakea esille ja avata, tulee huomioida myös joitakin muita edellytyksiä, joihin ei tämän artikkelin puitteissa ole mahdollista perehtyä yksityiskohtaisemmin.  

Lyhyesti kameravalvonnasta työpaikalla

Henkilötietojen suojasta ja näin ollen jossain määrin myös yksityiselämän suojasta puhuttaessa on perusteltua esitellä lyhyesti vielä työpaikalla suoritettavaan kameravalvontaan kohdistettuja sääntöjä. Jos työnantaja haluaa toteuttaa työpaikalla kameravalvontaa, on siihen oltava jokin laissa erikseen määritellyistä syistä. Kameravalvonnalla tarkoitetaan kyseisessä asiayhteydessä sitä, että valvontaa tehdään perustuen jatkuvasti kuvaa välittävän tai tallentavan teknisen laitteen käyttöön. Syynä valvonnalle voi olla työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilöiden henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen, omaisuuden suojaaminen tai sen valvominen, että tuotantoprosessit toimivat asianmukaisesti. Toisaalta valvonnalla saatetaan pyrkiä ennaltaehkäisemään tai selvittämään turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavia tilanteita muutoin.

Kameravalvontaa on rajoitettu niin, ettei sen käyttötarkoitus saa olla tietyn tai tiettyjen työntekijöiden tarkkailu heidän ollessaan työnpaikalla. Kameravalvontaa on toisaalta rajoitettu myös alueellisesti työpaikalla niin, että esimerkiksi käymälään, pukeutumistilaan tai vastaavanlaiseen, työntekijän henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitettuun, paikkaan ei ole sallittua järjestää kameravalvontaa. Kameravalvonnan kohdistaminen tietylle työpisteelle saattaa olla mainituista huolimatta sallittua silloin, jos sen katsotaan olevan välttämätöntä liittyen tiettyihin seikkoihin, kuten työntekijän turvallisuuteen, terveyteen, omaisuuteen, työntekijän oikeuksiin ja etuihin tai joihinkin edellä mainituista kohdistuvien rikosten ehkäisemiseen ja selvittämiseen.

Henkilötietojen suojaan työelämässä on luotu artikkelin aikana suppea katsaus. Epäselviksi jääneiden kysymysten osalta saattaa olla suositeltavaa ottaa yhteyttä asiantuntevaan lakimieheen.

Vinkit

- Henkilötietojen suojaa työelämässä säännellään lain tasolla.

- Henkilötietoja on sallittua käsitellä vain tiettyjen edellytysten täyttyessä.

Varoitukset

- Työnantaja tai tämän edustaja voi joutua vastuuseen rikottuaan tahallaan tai törkeästä huolimattomuudesta henkilötietojen käsittelyä tai esimerkiksi artikkelin aikana esiteltyä kameravalvontaa koskevaa sääntelyä.

 

- Lakipuhelin neuvoo joka päivä klo 7 - 23 -


Pyydä tarjous lakipalvelusta

 

Jätä sitomaton tarjouspyyntö lakimiehen palkkaamiseksi




Lakimiehet käsittelevät tietojasi luottamuksellisesti, eikä niitä tallenneta
Minilex.fi-palveluun.


 

Aiheeseen liittyvät artikkelit


 

Selaa lakitietoa