Minilex - Lakipuhelin

Henkilötietojen käsittelyä on monenlaista

» Lakipuhelin neuvoo - Soita 0600 12 450 »

Henkilötietojen käsittelyä on monenlaista ja sillä voidaan tarkoittaa esimerkiksi henkilötietojen keräämistä, tallettamista, järjestämistä, käyttöä, siirtämistä, luovuttamista, säilyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, suojaamista, poistamista, tuhoamista ja muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä. Edellä luetellut käsittelytavat mainitaan nimenomaisesti henkilötietolaissa, jota sovelletaan pääasiallisesti henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn. Tarkasteltaessa henkilötietojen käsittelyä, on hyvä selventää, mitä henkilötiedoilla yleisesti ottaen tarkoitetaan. Henkilötietoina pidetään näin ollen yleensä kaikenlaisia merkintöjä, jotka kuvaavat luonnollista henkilöä, hänen ominaisuuksiaan tai hänen elinolosuhteitaan. Kyseisenlaiset merkinnät on mahdollista tunnistaa henkilöä, hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä muita henkilöitä koskeviksi. Henkilörekisterillä tarkoitetaan puolestaan sellaista henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, joka koostuu käyttötarkoituksensa osalta yhteenkuuluvista merkinnöistä. Henkilörekisterissä kyseistä tietojoukkoa käsitellään osin tai kokonaan automaattista tietojenkäsittelyä apuna käyttäen. Toisaalta kyse voi olla myös siitä, että tietojoukko on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai jollakin muulla vastaavalla tavalla niin, että henkilöä koskevien tietojen löytäminen sujuu helposti ja ilman kohtuuttomia kustannuksia. Artikkelin aikana keskitytään esittelemään muun muassa henkilötietojen käsittelyssä noudatettaviksi tulevia periaatteita ja henkilötietojen käsittelyn erilaisia tarkoituksia.  

Henkilötietojen käsittelyssä noudatettavat periaatteet

Henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa ensiksikin huolellisuusvelvoitetta niin, että rekisterinpitäjä on velvollinen käsittelemään henkilötietoja laillisesti ja noudattaen huolellisuutta. Lisäksi rekisterinpitäjän tulee noudattaa hyvää tietojenkäsittelytapaa ja toimia sillä tavalla, että rekisteröidyn yksityiselämän suoja ja muut yksityisyyden suojan turvaavat perusoikeudet eivät tule rajoitetuiksi ilman perustetta, josta säädetään laissa. Samankaltainen huolellisuusperiaate ulottuu sellaisen henkilön toimintaan, joka toimii rekisterinpitäjän lukuun itsenäisenä elinkeinon- tai toiminnanharjoittajana.

Toiseksi henkilötietojen käsittely tulee tehdä niin että se on asiallisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan näkökulmasta tarkasteltuna. Ennen henkilötietojen keräämistä tai muodostamista henkilörekisteriksi on näin ollen määriteltävä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset, mistä henkilötiedot hankitaan säännönmukaisesti ja mihin niitä säännönmukaisesti luovutetaan. Henkilötietojen käsittelyn tulee näin ollen olla suunniteltua niin, että myös käsittelyn tarkoituksen määrittelystä käy ilmi se, minkälaisiin tehtäviin henkilötietoja käsitellään.

Kolmantena voidaan mainita ajatus siitä, että henkilötietojen käyttäminen ja käsittely tulee tehdä ainoastaan sellaisella tavalla, joka on yhdenmukainen edellä mainitun suunnittelua koskevan periaatteen yhteydessä käsittelyn tarkoituksesta esitellyn kanssa. Henkilötietojen käsittelyä koskee näin ollen tietynlainen käyttötarkoitussidonnaisuus.

Neljänneksi voidaan huomioida, että henkilötietojen käsittelylle on asetettu myös yleiset edellytykset, joiden mukaan henkilötietojen käsittely saadaan tehdä vain tietyissä tapauksissa. Yleiset edellytykset muodostavat jo itsessään sen verran laajan kokonaisuuden, ettei niihin ole mahdollista perehtyä yksityiskohtaisemmin tämän artikkelin puitteissa. Niiden voidaan kuitenkin tiivistää sisältävän muun muassa rekisteröidyn suostumukseen tai pyyntöön, erilaisiin etuihin, rekisterin pitäjän tehtäviin ja velvoitteisiin sekä tietosuojalautakunnan antamaan lupaan liittyviä seikkoja.

Viidenneksi voidaan mainita periaatteet, jotka koskevat tietojen laatua. Niiden henkilötietojen, joita käsitellään, on oltava tarpeellisia niiden osalta määritellyn käsittelyn tarkoituksen osalta. Rekisterinpitäjän velvollisuutena on huolehtia, ettei käsittelyä kohdisteta virheellisiin, epätäydellisiin tai vanhentuneisiin henkilötietoihin. Tarkasteltaessa henkilötietojen laatua koskevia periaatteita, voidaan huomioida sekä käsittelyn tarkoitus että sen merkitys rekisteröidyn henkilön yksityisyyden suojan kannalta.

Kuudenneksi ja viimeiseksi voidaan tässä yhteydessä mainita rekisterinpitäjän velvollisuus laatia henkilörekisteristä rekisteriseloste, josta ilmeneviä tietoja säännellään laissa yksityiskohtaisemmin. Kyseisen rekisteriselosteen on oltava jokaisen saatavilla, mistä voidaan kuitenkin tietyissä tapauksissa poiketa.

Millaisia erilaisia tarkoituksia henkilötietojen käsittelyllä voi olla?

Henkilötietolakia voidaan soveltaa automaattisen henkilötietojen käsittelyn lisäksi myös muuhun henkilötietojen käsittelyyn silloin, kun ne joko muodostavat tai niiden on tarkoitus muodostaa henkilörekisteri tai toisaalta osa sitä. Henkilötietolain soveltamisalan ei ole katsottu ulottuvan luonnollisen henkilön yksinomaan omiin henkilökohtaisiin tarpeisiinsa tai niihin verrattavissa oleviin tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiinsa suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn.

Henkilötietoja voidaan käsitellä tavanomaisten tarkoitusten lisäksi myös esimerkiksi historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten silloin, kun tutkimuksen suorittaminen ei ole mahdollista ilman, että siihen sisällytetään henkilön yksilöintiä koskevia tietoja ja tietojen suuren määrän tai muun vastaavan syyn vuoksi ei ole mahdollista hankkia rekisteröityjen suostumusta. Henkilötietojen käsittelyä voidaan tehdä kyseiseen tarkoitukseen, jos henkilörekisterin käytön voidaan lisäksi katsoa perustuvan tutkimussuunnitelmaan, joka on asianmukainen ja tutkimuksella on joko vastuullinen johtaja tai siitä vastaava ryhmä. Henkilörekisterin käyttöön, hävittämiseen ja siirtämiseen kohdistetaan tällöin myös joitakin muita määräyksiä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä tietyin edellytyksin myös tilastotarkoituksiin, viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtäviin tai henkilömatrikkelia varten. Toisaalta henkilötietojen käsittely voi tulla kyseeseen esimerkiksi sukututkimuksen tai suoramarkkinoinnin ja muiden osoitteellisten lähetysten yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyyn on luotu artikkelin aikana suppea katsaus. Epäselviksi jääneiden kysymysten osalta saattaa olla suositeltavaa olla yhteydessä asiantuntevaan lakimieheen. 

Vinkit

- Henkilötietolaki keskittyy pääasiallisesti automaattisen tietojenkäsittelyn sääntelyyn.

- Henkilötietojen käsittelyn eri tapoja listataan laissa suhteellisen laajasti.

Varoitukset

- Henkilötietojen käsittelyä säännellään lain tasolla, jolloin tietoja käsittelevän tahon tulee huomioida toiminnassaan tietyt seikat.

 

- Lakipuhelin neuvoo aamusta iltaan joka päivä -


Pyydä tarjous lakipalvelusta

 

Jätä sitomaton tarjouspyyntö lakimiehen palkkaamiseksi




Lakimiehet käsittelevät tietojasi luottamuksellisesti, eikä niitä tallenneta
Minilex.fi-palveluun.


 

Aiheeseen liittyvät artikkelit


 

Selaa lakitietoa