Minilex - Lakipuhelin

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen

» Lakipuhelin neuvoo - Soita 0600 12 450 »

Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, kirjanpidot, tositteet ja muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä huolellisesti siten, että niiden tarkastelu Suomesta käsin on mahdollista viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä. Näin ollen aineistoa ei ole pakko säilyttää Suomessa, vaan riittää että kaikkea kirjanpitoaineistoa säilytetään huolellisesti niin että sekä tilintarkastajalla että viranomaisilla on Suomesta niihin asianmukainen pääsy ilman kohtuutonta viivettä.

Edellä mainittu koskee sekä tilikauden aikaista säilytystä, että sen jälkeen tapahtuvaa säilytystä. Se mikä on kohtuuton viive, määräytyy tapauskohtaisesti. Jos tarkasteluun pitkittyy kohtuuttoman viiveen vuoksi, on kirjanpitovelvollisen esitettävä viranomaiselle tai tilintarkastajalle perusteltu selvitys siitä, mistä viive aiheutuu. Lisäksi kirjanpitovelvollisen on saatettava tilintarkastajalle tai viranomaiselle tieto siitä, minä ajankohtana aineisto saadaan nähtäville.

Se että kirjanpitoaineisto on esimerkiksi hävinnyt muuton yhteydessä ei riitä perustelluksi syyksi sille, miksi kirjanpitoaineisto ei ole nähtävillä. Jos kirjanpitovelvollinen ei voi kumota epäilystä siitä, että hän on tahallaan kätkenyt kirjanpitoaineistonsa, syntyy kirjanpitovelvolliselle rikosoikeudellinen vastuu.

Kirjanpitoaineiston sisältöä ei saa muuttaa tai poistaa tilinpäätöksen laatimisen jälkeen. Kirjanpitoaineiston muotoa saadaan kuitenkin muuttaa, jos se sen käsittelyn, siirron tai säilytyksen vuoksi on tarpeen. Tällöin kirjausketjun tulee säilyä ehjänä.

Säilytysmuoto

Kirjanpitoaineisto saadaan säilyttää paperillisena tai paperittomana. Jos aineisto säilytetään esimerkiksi pilvipalvelussa, tulee kirjanpitovelvollisen huolehtia siitä, että aineistoon päästään viipymättä Suomesta käsiksi. Varmuuskopiointi on suositeltavaa.

Näin ollen saa kirjanpitovelvollinen järjestää kirjanpitoaineiston säilyttämisen tilanteen sekä tilanteen vaatimusten mukaisesti. Lain edellytysten on kuitenkin aina täytyttävä.

Mitä on säilytettävä ja niiden säilytysajat

Laissa säädetyt säilytysajat ovat vähimmäissäilytysaikoja. Tämä säilytysaika lasketaan tilikauden päättymisestä. Tämän säilytysajan aikana tulee:

  • Kirjausketjun säilyä
  • Kirjanpitoa tulee pystyä tarkastella Suomesta käsin, esimerkiksi tulostamalla, ilman aiheetonta viivytystä
  • Aineistoa ei saa säilytysajan aikana muuttaa eikä poistaa
  • Aineiston muotoa saadaan kuitenkin muuttaa, jos tämä on tarpeen esimerkiksi muuton takia

Vähimmäissäilytysajat eri kirjanpitoaineistolle ovat seuraavat:

  • Tilinpäätös: 10 vuotta
  • Toimintakertomus: 10 vuotta
  • Kirjanpidot: 10 vuotta
  • Tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista: 10 vuotta
  • Muu kuin yllä mainittu kirjanpitoaineisto: 6 vuotta
  • Tilikauden tositteet: 6 vuotta
  • Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto: 6 vuotta

Edellä mainittu kuuden vuoden vähimmäissäilytysaika voi kuitenkin olla pidempi. Tämä sillä muualla lainsäädännössä voi olla asetettu pidempiä määräaikoja, joita tällöin tulee noudattaa. Esimerkiksi arvonlisäverolaissa on säädetty kiinteistöinvestointeihin liittyvistä laskuista, tositteista sekä selvityksistä, joiden vähimmäissäilytysaika on 13 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tämä tarkistuskausi on alkanut.

Tilinpäätöksen säilyttäminen

Tilinpäätös tulee toimittaa viranomaiselle rekisteröitäväksi. Kun tämä tehdään, täyttyy vaatimus tilinpäätöksen huolellisesta säilyttämisestä.

Kirjanpitoaineiston huolellinen säilyttäminen on kirjanpitovelvollisen omalla vastuulla

Oikeuskäytännössä kirjanpidon puuttuminen on yleinen kirjanpitorikoksen muoto. Jos kirjanpitovelvollinen ei ole huolellisesti säilyttänyt kirjanpitoaineistoa, rinnastuu tämä käytännössä kirjanpidon puuttumiseen. Kirjanpidon puuttuminen voi tilanteesta riippuen olla myös törkeä kirjanpitorikos. Näin ollen kirjanpitovelvollisen on syytä huolehtia kirjanpitoaineistonsa huolellisesta säilyttämisestä, jottei hän syyllistyisi kirjanpitorikokseen.

Jos laiminlyö kirjanpitoaineiston säilyttämisvelvollisuuden voi tämä olla olosuhteista riippuen joko kirjanpitorikkomus, kirjanpitorikos tai törkeä kirjanpitorikos. Jos säilyttämisvelvollisuutta rikotaan, on tämä rangaistavaa jo itsessään kirjanpitorikkomuksena. Jos tämä säilyttämisvelvollisuuden rikkominen on pitkäaikaista ja se vaikeuttaa oikean ja riittävän kuvan saamista kirjanpitovelvollisen toiminnan tuloksesta tai taloudellisesta asemasta, tulee tilannetta arvioida kirjanpitorikoksena. Tällöin on usein kyse siitä, että kirjanpitoaineistoa on hävitetty, kätketty tai vahingoitettu. Jos kirjanpitoaineisto hävitetään, kätketään tai vahingoitetaan kokonaan, tai olennaisilta osin, ja jos voidaan katsoa, että rikos on kokonaisuudessaan törkeä, täyttyy törkeän kirjanpitorikoksen tunnusmerkistö.  

Esimerkki oikeuskäytännöstä

Esimerkiksi tapauksessa RHO 2001:11 kaksi henkilöä olivat laiminlyöneet sekä kirjanpidon laatimisen, että kirjanpitoaineiston asianmukaisen säilytyksen ja syyllistyivät näin ollen kirjanpitorikokseen. Asianmukaisen säilytyksen laiminlyönti perustui muun muassa siihen, että henkilöt olivat hävittäneet kirjanpitoaineistoa, joka näin ollen oli vaikeuttanut oikean ja riittävän kuvan saamista kirjanpitovelvollisen toiminnan taloudellisesta tuloksesta ja asemasta.

Kirjanpitovelvollisuuden loppuessa

Kirjanpitovelvollisen tulee ilmoittaa rekisteriviranomaiselle kenelle aineiston säilyttäminen on uskottu siinä tapauksessa että kirjanpitovelvollisuus loppuu. Näin voi esimerkiksi tapahtua jos kirjanpitovelvollisen liiketoiminta lopetetaan. Kirjanpitovelvollisuuden päättyminen ei siis tarkoita että lakisääteinen säilyttämisaika päättyisi. Kirjanpitovelvollisen on näin ollen varmistuttava siitä, että kirjanpitoaineisto on luettavissa myös toiminnan päätyttyä.

Lisäksi, jos esimerkiksi yhdistyksen kirjanpito on uskottu tietylle luotettavalle henkilölle, ja tämä jättää yhdistyksen, tulee kirjanpito siirtää jonkun toisen henkilön säilytettäväksi. Tieto siitä, kuka on vastuussa kirjanpitoaineiston säilyttämisestä, on hyvä siirtää aina eteenpäin vastuuhenkilöiden vaihtuessa.

Mikäli kirjanpitoaineiston säilyttäminen herättää enemmän kysymyksiä, vastaa lakipuhelin mielellään tiedusteluihin aiheesta.

Vinkit

- Kirjanpitoaineiston säilyttämistä koskevalla sääntelyllä on pyritty muun muassa suojaamaan viranomaisten tiedonsaantioikeutta.

Varoitukset

- Jos laiminlyö kirjanpitoaineiston säilyttämisvelvollisuuden voi tämä olla olosuhteista riippuen joko kirjanpitorikkomus, kirjanpitorikos tai törkeä kirjanpitorikos.

 

- Lakipuhelin neuvoo aamusta iltaan joka päivä -


Pyydä tarjous lakipalvelusta

 

Jätä sitomaton tarjouspyyntö lakimiehen palkkaamiseksi




Lakimiehet käsittelevät tietojasi luottamuksellisesti, eikä niitä tallenneta
Minilex.fi-palveluun.


 

Aiheeseen liittyvät artikkelit


 

Selaa lakitietoa