Minilex - Lakipuhelin

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen


>> Lakipuhelin neuvoo vuosien kokemuksella - Soita 0600 12 450 >>

Kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat, tilikauden tositteet ja muu kirjanpitoaineisto tulee lähtökohtaisesti säilyttää Suomessa. Edellä mainitut saadaan kuitenkin kirjanpidon hoitamiseksi taikka laissa tarkoitetun tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimiseksi säilyttää tilapäisesti myös muualla kuin Suomessa. Kuitenkin edellytykset minkäänlaisen kirjanpitoaineiston siirtämiselle maan rajojen ulkopuolelle ovat hyvinkin tiukat ja niihin on syytä perehtyä ennakolta. Tämä johtuu siitä, että lähtökohtaisesti kaiken yrirtyksen kirjanpitoon liittyvän dokumentaation tulee olla koska tahasa viranomaisten saatavilla, esimerkiksi mikäli yritykseen halutaan kohdistaa verotarkastus.

Kirjanpitovelvollisen Suomessa laadittu tosite saadaan viedä Suomesta vain, mikäli tämä on edellytyksenä ulkomaisen viranomaisen toimintaan perustuvan edun saamiselle. Kirjanpitovelvollisen tulee laatia tositteesta oikeaksi todistettu jäljennös ennen tositteen viemistä maasta. Oikeaksi todistamisella viitataan siihen, että jäljennöksen on oltava yrityksen  asianmukaisen toimielimen allekirjoittama. Jäljennöksessä tai sen liitteessä tulee esittää tieto siitä milloin, minne ja mitä tarkoitusta varten tosite on viety. Jäljennös ja sen liite tulee sisällyttää Suomessa säilytettävään kirjanpitoaineistoon.

Tilikauden tositteet ja muu kirjanpitoaineisto voidaan edellisen estämättä säilyttää pysyvästi toisessa Euroopan yhteisön jäsenvaltiossa sähköisenä tallenteena. Edellytyksenä on, että muussa valtiossa säilytettävään aineistoon voidaan taata reaaliaikainen tietokoneyhteys ja että tiedot on saatettavissa selväkieliseen kirjalliseen muotoon. Toisin sanoen, kirjanpitomateriaalin on oltava koko ajan saatavilla.

Kirjanpitokirjat ja tililuettelo tulee säilyttää vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä siten järjestettynä, että tietojenkäsittelyn suorittamistapa voidaan todeta vaikeuksitta. Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset, sekä muu kuin edellä mainittu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Kirjapitokirjoilla viitataan siis taseeseen, tuloslaskelmaan, sekä mahdollisiin muihin yritykseltä vaadittaviin liitetietoihin sekä niiden ja yrityksen hallinnon perusteella laadittuun tilintarkastusdokumentaatioon. Muut tositteet tarkoittavat esimerkiksi yrityksen laatimia laskuja sekä kuitteja sen itse maksamista suorituksista.

Toiminnan loppuessa taikka kirjanpitovelvollisuuden muuten päättyessä on kirjanpitovelvollisen tai tämän oikeudenomistajan järjestettävä kirjanpitoaineiston säilyttäminen edellä kuvatulla tavalla, sekä ilmoitettava rekisteriviranomaiselle se, kenelle aineiston säilyttäminen on uskottu. Kuten voi havaita, kirjanpitoaineiston säilyttämistä koskevat velvoitteet ovat kaiken kaikkiaan melko ankarat. Aineistoa on säilytettävä paitsi määrätyssä sijainnissa, riittävän järjestellyssä muodossa niin myös huomattavan pitkän aikaa. Säilytysmääräysten merkitystä ei tule vähätellä, sillä lainsäädännön mukaan kirjanpitovelvollisuuteen kuuluu myös olennaisilta osiltaan aineiston säilytysvelvollisuus, jonka laiminlyöminen voi johtaa vaikeuksiin. Mikäli kirjapitoaineiston säilyttäminen herättää enemmän kysymyksiä, niin lakipuhelin vastaa mielellään tiedusteluihin aiheesta.

Soittamalla lakipuhelimeen saatat säästää helposti jopa tuhansia euroja.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

 

Selaa lakitietoa