Työntekijä jää yllättäen pois töistä tai lähtee yrityksestä, ja hänen postilaatikossaan odottaa asiakkaiden yhteydenottoja, tilauksia tai tarjouspyyntöjä. Työnantajan on edettävä lain menettelyn mukaan, eikä työntekijän sähköpostia tule avata omin päin. Juristimme arvioi, saako viestejä hakea tai avata, laatii menettelyohjeen ja sähköpostikäytännön. Työntekijälle, jonka viestejä on avattu lainvastaisesti, laadimme vaatimuksen työnantajalle. Alkuun riittää kuvaus tilanteesta ja siitä, mitä viestejä on avattu tai mitä sähköpostista tarvitaan.
Mitä saat juristilta
- Arvion tilanteesta: selvitämme, täyttyvätkö sähköpostien hakemisen tai avaamisen edellytykset ja miten toimenpide dokumentoidaan.
- Menettelyohjeen: kirjaamme vaihe vaiheelta, kuka viestit hakee tai avaa, kuka on läsnä ja miten työntekijälle selvitetään, mitä tehtiin.
- Sähköpostikäytännön: laadimme ohjeen poissaoloviesteistä, viestien ohjauksesta ja sähköpostin käytöstä sekä aineiston käsittelystä.
- Työntekijälle vaatimuksen: jos viestejäsi on avattu ilman lainmukaista perustetta, selvitämme menettelyn virheet ja laadimme vaatimuksen työnantajalle.
Ensin poissaoloviesti
Työnantajan on ensin järjestettävä mahdollisuus poissaoloviestiin tai viestien ohjaukseen toiseen osoitteeseen. Moni ongelma syntyy siitä, ettei tätä ole tehty ajoissa, ja viestejä aletaan käydä läpi hätäratkaisuna. Kun työntekijä lähtee, poissaoloviesti ja ohjaus järjestetään heti eikä vasta sitten, kun jokin tärkeä viesti on jo kateissa. Järjestelyt on hyvä sopia lähtevän työntekijän kanssa hyvissä ajoin ennen viimeistä työpäivää.
Hakeminen, avaaminen ja valvonta
Yksityisyyden suojasta työelämässä annetussa laissa viestien hakeminen ja avaaminen ovat eri asioita, ja kummankin edellytykset on säännelty erikseen. Viestien hakeminen tarkoittaa, että etsitään työnantajalle kuuluvia viestejä otsikkotietojen, lähettäjän tai vastaanottajan perusteella avaamatta itse viestin sisältöä. Mikäli viestin hakeminen ei johda avaamiseen, siitä on laadittava työntekijälle toimitettava hakemiseen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys. Selvityksestä tulee käydä ilmi, miksi viestiä on haettu, hakemisen ajankohta ja sen suorittajat.
Viestien avaaminen tarkoittaa, että viestien sisältöä luetaan. Tähän on oikeus silloin, kun viesti selvästi kuuluu työnantajalle, sen sisällöstä on välttämätöntä saada tieto, eikä viestin lähettäjään tai vastaanottajaan muuten saada yhteyttä viestin sisällön selvittämiseksi. Avaaminen edellyttää muun muassa toisen henkilön läsnäoloa ja selvitystä työntekijälle siitä, mitä tehtiin, miksi ja milloin. Säännösten rikkominen on rangaistavaa, joten harkitsemattomat toimenpiteet voivat tulla kalliiksi. Kaikki tilanteet eivät ole selkeitä, ja ratkaisu riippuu usein siitä, mitä viestejä tarvitaan ja miksi.
Sähköisen viestinnän valvonta laajemmin, kuten sähköpostin ja tietoverkon käytön seuranta, kuuluu yhteistoimintamenettelyyn tai henkilöstön kuulemiseen. Seurannan tarkoitus ja keinot on määriteltävä ennalta ja kerrottava työntekijöille.
Näin pääset alkuun
Pyydä arvio ennen postilaatikon avaamista, vaikka asia tuntuisi kiireelliseltä. Kerro, kenen sähköpostista on kyse ja miksi viestejä tarvitaan. Yrityksen nykyinen sähköpostiohje auttaa, mutta sen voi toimittaa myöhemmin. Työntekijänä riittää kuvaus siitä, mitä tapahtui ja milloin sait tietää asiasta. Kiireellisessä tilanteessa aloitamme arviosta: kerromme, täyttyvätkö hakemisen tai avaamisen edellytykset ja miten toimenpide dokumentoidaan. Pysyvän sähköpostikäytännön tarpeesta päätätte myöhemmin. Olemme sinuun yhteydessä mahdollisimman pian, ja maksullinen työ alkaa vasta, kun sen sisällöstä ja hinnasta on sovittu.
Soita asiakaspalveluun 0400 4111 43
Aihealueen lakipalvelut