Sähköpostiohjelma täydentää vastaanottajan automaattisesti, jolloin palkkalaskelma, asiakkaan lääkärinlausunto tai kokonainen asiakaslista lähtee samannimiselle väärälle henkilölle. Viestiä ei saa takaisin, mutta jokainen tällainen virhe ei ole ilmoitettava tietoturvaloukkaus. Juristi arvioi, pitääkö tapahtuneesta kertoa tietosuojavaltuutetulle tai niille, joiden tietoja viesti sisälsi, neuvoo jatkotoimissa ja laatii tarvittavat ilmoitukset ja kirjaukset. Alkuun riittää kuvaus viestistä ja sen liitteistä.
Mitä saat juristilta
- Arvion ilmoitusvelvollisuudesta: selvitämme, millaisia tietoja viesti sisälsi, kuka sen sai ja aiheutuuko virheestä todennäköisesti riski tai suuri riski.
- Ohjeet välittömiin toimiin: kerromme, miten vastaanottajaa pyydetään poistamaan viesti ja vahvistamaan poisto ja mitä tästä kirjataan.
- Ilmoitukset ja kirjauksen: laadimme tarvittaessa ilmoituksen viranomaiselle ja viestin rekisteröidylle sekä joka tapauksessa sisäisen kirjauksen.
- Ohjeen jatkoon: laadimme tarvittaessa lyhyen ohjeen henkilötietoja sisältävien liitteiden lähettämisestä.
Kuka viestin sai?
Riskin arvioinnissa vastaanottajalla on merkitystä. Jos viesti meni toiselle työntekijälle tai luotettavalle yhteistyökumppanille, joka vahvistaa poistaneensa sen avaamatta liitettä, riski voi jäädä vähäiseksi. Jos viesti päätyi tuntemattomalle yksityishenkilölle tai sisälsi terveystietoja, henkilötunnuksia tai monen ihmisen tietoja, tilanne on toinen. Pyydä poistovahvistus kirjallisesti ja säilytä se.
*Kuvitteellinen esimerkki:* Tilitoimiston työntekijä lähettää asiakasyrityksen palkkatiedoston väärälle asiakkaalle, joka ilmoittaa samana päivänä poistaneensa viestin. Juristi arvioi, riittääkö kirjaus. Arvioon vaikuttaa myös se, että tilitoimisto toimii palkanlaskennassa käsittelijänä: sen on kerrottava virheestä ensin asiakasyritykselle, joka rekisterinpitäjänä päättää ilmoituksista.
Mitä laki edellyttää
Tietosuojavaltuutetulle ilmoitetaan, jos virhe todennäköisesti aiheuttaa riskin ihmisten oikeuksille. Niille, joiden tietoja viesti sisälsi, kerrotaan, jos riski heille on todennäköisesti suuri. Kirjaus tehdään aina, ilmoitettiin tai ei. Kaikki väärin lähetetyt viestit eivät ole yhtä vakavia, ja juuri siksi arvio tehdään huolellisesti mutta viivyttelemättä.
Näin pääset alkuun
Arviota voi kysyä, vaikka virhe tuntuisi pieneltä. Kerro, mitä viesti sisälsi, kenelle se meni ja milloin virhe huomattiin. Vastaanottajan vastauksen voi toimittaa myöhemmin. Olemme sinuun yhteydessä mahdollisimman pian, ja maksullinen työ alkaa vasta, kun sen sisällöstä ja hinnasta on sovittu. Työ alkaa arviolla ilmoitusvelvollisuudesta, ja samalla saat ohjeet poistopyyntöön. Arvion perusteella yritys ratkaisee, tehdäänkö ilmoitus vai jääkö asia sisäiseen kirjaukseen, ja juristi laatii valitun ratkaisun mukaiset asiakirjat.
Soita asiakaspalveluun 0400 4111 43
Aihealueen lakipalvelut