Minilex - Lakipuhelin

Yhtiökokouksen kokousmenettely


>> Lakipuhelin neuvoo vuosien kokemuksella - Soita 0600 12 450 >>

Yhtiökokous on osakeyhtiön päätöksentekotavoista merkittävin, sillä nimenomaan yhtiökokoukselle on jätetty kaikista perustavanlaatuisimmat ja kauaskantoisimmat päätökset. Yhtiökokouksen päätöksissä tapahtuu ikään kuin "paluu alkujuurille" siinä mielessä, että päätöstä ei tee hallituksen kokousten tapaan ammattimainen johto tai muut osakkeenomistajien valitsemat henkilöt, vaan osakkeenomistajat itse. Koska yhtiökokous on päätöksentekomenettelynä niin tärkeä, on myös olennaista, että kokouksessa noudatetaan tarkasti määriteltyjä menettelysääntöjä. Näin varmistetaan mahdollisimman tehokkaasti kaikkien osakkeenomistajien oikeuksien tasapuolinen toteutuminen.

Osakeyhtiön yhtiökokouksen tulee edetä seuraavalla tavalla: Yhtiökokouksen avaa kokouksen koollekutsujan nimeämä henkilö. Koollekutsujana toimii siis osakeyhtiölain mukaan hallitus. Jos hallitus ei hoida velvollisuuttaan ja kutsu kokousta koolle, voi hallituksen tai hallintoneuvoston jäsen, toimitusjohtaja, tilintarkastaja tai osakkeenomistaja vaatia aluehallintovirastoa hoitamaan kokouskutsun. Kokouksen avaamisen jälkeen yhtiökokous valitsee kokoukselle puheenjohtajan, jollei yhtiöjärjestyksessä ole toisin määrätty. Varsinaisesta kokouksen puheenjohtajasta siis äänestetään ensin. Yhtiökokouksella ei siis ole samalla tapaan vakituista puheenjohtajaa, kuten hallituksella. Mikäli yhtiöjärjestyksessä määrätään yhtiökokouksen puheenjohtajasta, tämä myös avaa kokouksen. Toisin sanoen, vakituinen puheenjohtaja on mahdollinen, mutta ei oletusarvoinen.

Kokouksen puheenjohtajan tulee huolehtia siitä, että läsnä olevista osakkeenomistajista, asiamiehistä ja avustajista laaditaan luettelo, johon merkitään kunkin osakkeenomistajan osakkeiden lukumäärä ja äänimäärä (ääniluettelo). Luettelon laatiminen on olennaista, jotta äänestyksissä pystytään varmistamaan päätösten luotettavuus sekä myös ääntenlaskennassa voidaan varmistua laskutuloksen oikeellisuudesta. Osakasluettelon on oltava nähtävänä kokouksessa. Osakasluettelo on siis ajantasainen luettelo kaikista osakeyhtiön osakkeenomistajista ja heidän omistamistaan osakkeista lajeittain ja määrittäin.

Puheenjohtajan on niin ikään huolehdittava kokouspöytäkirjan laatimisesta. Pöytäkirjaa pitämään valitaan yleensä kokouksessa sihteeri, sillä puheenjohtajalla on kokouksen johtamisessakin riittävästi työtä, jolloin kaiken kirjaaminen voisi muodostua liian kuormittavaksi sen tapahtuessa samanaikaisesti johtamisen kanssa. Pöytäkirjaan merkitään tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset ja kokouksen puheenjohtajan ja yhden pöytäkirjan tarkastajaksi valitun on allekirjoitettava pöytäkirja. Allekirjoittamalla pöytäkirjan, allekirjoittajat tavallaan vakuuttavat, että pöytäkirjaan kirjattu on heidän mukaansa vastannut todellista tapahtumainkulkua. Ääniluettelo otetaan tai liitetään kokouksen pöytäkirjaan.

Olennaista kaikkien kokousmateriaalien suhteen on, että pöytäkirjat tulee numeroida juoksevasti ja säilyttää luotettavalla tavalla. Kokouspöytäkirja on viimeistään kahden viikon kuluttua kokouksesta pidettävä osakkeenomistajien nähtävillä yhtiön pääkonttorissa taikka Internet-verkkosivuilla ja siitä on toimitettava jäljennös sitä pyytävälle osakkeenomistajalle. Näin tiedot yhtiökokouksesta päätyvät myös niille osakkeenomistajille, jotka eivät osallistuneet itse kokoukseen. Osakkeenomistajalla on oikeus saada jäljennös pöytäkirjan liitteistä korvattuaan yhtiön kulut. Pöytäkirja on julkinen osakkeenomistajille mutta ei yleisölle, joten pöytäkirjan saatavuutta muille kuin osakkeenomistajille on mahdollista rajoittaa. Lisätietoja saat yhtiökokouksen kokousmenettelyä koskevista lain säännöksistä soittamalla lakipuhelimeen.

Soittamalla lakipuhelimeen saatat säästää helposti jopa tuhansia euroja.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

 

Selaa lakitietoa